Datenschutzhinweise nach Artikel 13 & 14 DSGVO für die Anmeldung zu einem OGS-Platz
Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Vertraulichkeit Ihrer Daten besitzen bei uns einen hohen Stellenwert. Wir möchten Ihnen im Folgenden darstellen, welche personenbezogenen Daten das gemeinnützige Kinderwerk Baronsky GmbH von Ihnen bzw. Ihrem Kind verarbeitet, wenn Sie Ihr Kind bei uns in der OGS anmelden (Anmeldung zur Teilnahme des Kindes am außerunterrichtlichen Angebot im Rahmen der Offenen Ganztagsschule an einer Grundschule). Darüber hinaus können Sie der Information entnehmen, welche Rechte Sie bzgl. der Daten haben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Soweit anwendbar, finden ergänzend die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Sozialgesetzbuches (SGB VIII) Anwendung.
1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle im Sinne der DSGVO
Verantwortlicher:
Gemeinnütziges Kinderwerk Baronsky GmbH
Träger der freien Jugendhilfe
Geschäftsführung: Dr. Petra Baronsky und Christina Baronsky
Schumannstr. 57
53113 Bonn
Tel.: 0228 / 85 44 67-28
E-Mail: info@kinderwerk-baronsky.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Wir haben zudem einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Unser externer Datenschutzbeauftragter ist unter der folgenden Anschrift zu erreichen:
Die Datenschutzkonzept GmbH
Adelsweg 13
53909 Zülpich
Tel.: 02225 9953 9950
E-Mail: info@datenschutzkonzept.com
2. Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Schließung eines Vertrages über die Teilnahme Ihres Kindes am außerunterrichtlichen Angebot im Rahmen der OGS (nachfolgend OGS-Betreuungsvertrag genannt), für die Durchführung des außerunterrichtlichen Angebots im Rahmen der OGS (nachfolgend OGS-Betreuung genannt) sowie für die Beendigung des OGS-Betreuungsvertrages erforderlich sind.
Um einen OGS-Betreuungsvertrag für Ihr Kind schließen zu können, benötigen wir personenbezogene Daten von Ihnen und Ihrem Kind. Dazu gehören:
- Name der OGS-Einrichtung, die Ihr Kind besuchen möchte, sowie gewünschter Betreuungsbeginn,
- Stammdaten Ihres Kindes wie z.B. Name, Anschrift, Geschlecht und Geburtsdatum Ihres Kindes sowie Informationen zum Personensorgerecht für Ihr Kind,
- Stammdaten von Ihnen (Personensorgeberechtigte) wie z.B. Name, Anschrift und Kontaktdaten,
- Informationen, die vom zuständigen Zuwendungsgeber öffentlicher Mittel gefordert werden,
- Bankdaten im Rahmen der Erteilung eines Sepa-Lastschriftmandats für die Abrechnung des Verpflegungsbeitrages sowie ggf. des Ferienbeitrages,
- Informationen zum Bonn-Ausweis/BuT im Rahmen der Befreiung vom Verpflegungsbeitrag.
Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung der Daten sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertragszwecks oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Zusätzlich erheben wir Informationen zum Masernschutznachweis Ihres Kindes, die aufgrund gesetzlicher Vorgabe für die Betreuung in einer OGS gefordert werden. Hier ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) die entsprechende rechtliche Grundlage.
Des Weiteren erfassen wir Daten, die von berechtigtem Interesse für die Durchführung des außerunterrichtlichen Angebots im Rahmen der OGS sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Hierzu gehören z.B. Daten zur Organisation des Alltags, insbesondere Notfallkontaktdate, Informationen zur Abholsituation (u.a. Zeiten, berechtigte Abholpersonen), Mittagsessensauswahl sowie etwaige Besonderheiten wie z.B. Lebensmittelallergien. Benötigt Ihr Kind aufgrund einer chronischen Erkrankung ein Notfallmedikament, erheben und erfassen wir Daten Ihres Kindes, die erforderlich sind, um im Notfall Ihr Kind bestmöglich versorgen zu können, wie z.B. Informationen zum Notfallmedikament. Rechtsgrundlagen sind hier Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. c oder h DSGVO für Gesundheitsdaten.
Im Rahmen unserer pädagogischen Arbeit erstellen wir eine Bildungsdokumentation für Ihr Kind. Hierbei ist unser berechtigtes Interesse, pädagogische Erlebnisse/Erfolge/Arbeiten Ihres Kindes zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Im Rahmen der Bildungsdokumentation erstellen wir Fotos Ihres Kindes, die ausschließlich für seine eigene Dokumentationsmappe verwendet werden.
Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), verwenden wir Fotos Ihres Kindes auch für Dokumentationsmappen anderer Kinder in der Klasse/Gruppe (nur Gruppenfotos Ihres Kindes, keine Einzelfotos) sowie für die Darstellung pädagogischer Erlebnisse/Erfolge/Arbeiten durch Aushänge in der Einrichtung oder bei schulischen Feiern. Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf den Betreuungsvertrag.
3. Wo und wie werden die Daten verarbeitet?
Um Ihnen die Anmeldung zu einem OGS-Betreuungsplatz als Online-Angebot zur Verfügung stellen zu können und um Ihnen einen schnellen, sicheren und transparenten Informationsaustausch während der Teilnahme Ihres Kindes an der OGS zu ermöglichen, nutzen wir die Verwaltungssoftware OGS Connect von folgendem, professionellem Anbieter (rechtliche Datengrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
do.it projekt-management GmbH & Co.KG
Merklinder Str. 12
44577 Castrop-Rauxel
Die do.it projekt-management GmbH & Co.KG hostet die Website für die Anmeldung. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf Servern der do.it projekt-management GmbH & Co.KG bzw. von der do.it projekt-management GmbH & Co.KG eingesetzten Unterauftragnehmern in Deutschland gespeichert.
Nach der Anmeldung werden Ihre Daten in OGS Connect für die Zwecke der digitalen Vertragsschließung sowie für die Teilnahme Ihres Kindes am außerunterrichtlichen Angebot verarbeitet. Über das Online-Elternportal von OGS Connect können Sie Daten von Ihnen und Ihrem Kind einsehen und bearbeiten und z.B. Einwilligungen zu Fotoaufnahmen erteilen. Hierfür erhalten Sie von uns Zugangsdaten. Sämtliche Daten in OGS Connect werden auf Servern der do.it projekt-management GmbH & Co.KG bzw. von der do.it projekt-management GmbH & Co.KG eingesetzten Unterauftragnehmern in Deutschland gespeichert.
Die do.it projekt-management GmbH & Co.KG wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung von OGS Connect geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Der Zugriff auf die Daten in OGS Connect durch unsere Mitarbeitenden ist durch Berechtigungsstrukturen geregelt. Berechtigungsstrukturen legen fest, ob Daten sichtbar sind und ob diese bearbeitet werden können. Mitarbeitende des Kinderwerk Baronsky verarbeiten die personenbezogenen Daten nur insoweit, als das es die für die Erfüllung ihrer Aufgaben zum Zwecke der Teilnahme Ihres Kindes am OGS-Angebot erforderlich ist. Beispielsweise haben Mitarbeitende der Verwaltung andere Berechtigungen als Mitarbeitende vor Ort in der Einrichtung. Der Zugriff auf die Daten erfolgt aus gesicherten IT-Systemen heraus. Im Rahmen der Verarbeitung der Daten können Daten aus OGS Connect heraus auf gesicherte IT-Systeme des Kinderwerk Baronsky gespeichert und mit Softwareprogrammen verarbeitet werden. Auch können Daten analog verarbeitet werden, die an gesicherten Orten aufbewahrt werden. Sämtliche Mitarbeitende sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Weitergabe von Daten innerhalb des Kinderwerks erfolgt nur an autorisierte Dritte und nur in dem Ausmaß, wie es für die Durchführung des OGS-Angebots erforderlich ist.
Im Rahmen der Durchführung unseres pädagogischen Konzeptes wird der Vorname Ihres Kindes zusammen mit dem Gruppennamen auf einer Magnettafel in der Einrichtung sichtbar gemacht. In der offenen Phase am Nachmittag nutzen die Kinder die Magnettafel, um erkenntlich zu machen, an welchem Ort in der Einrichtung sie sich aufhalten. So wissen Sie, wo Ihr Kind sich aufhält, wenn Sie es abholen. Zudem kann der Vorname Ihres Kindes zusammen mit dem Gruppennamen für andere Zwecke in der Einrichtung ausgehangen werden, z.B. für die Bekanntmachung, in welche AG Ihr Kind eingeteilt wurde.
4. Übermittlung von Daten an Dritte außerhalb des Kinderwerks
Eine Übermittlung von Daten an Empfänger außerhalb des Gemeinnützigen Kinderwerk Baronsky GmbH erfolgt, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Träger der freien Jugendhilfe erforderlich ist. Zum Beispiel tauschen wir im Rahmen der Zusammenarbeit mit Schule die für die pädagogische Arbeit notwendigen personenbezogenen Daten und Informationen mit dem Schulpersonal der Einrichtung aus. Außerdem sind wir zu einer Weitergabe von notwendigen Daten an den zuständigen Zuwendungsgeber öffentlicher Mittel verpflichtet. Hierzu gehören u.a. Name, Anschrift und Telefonnummer von Ihnen, Name und Geburtsdatum Ihres Kindes sowie die Information, ob ein Geschwisterkind bereits eine OGS besucht.
Des Weiteren arbeiten wir aufgrund berechtigten Interesses mit Einzelpersonen oder Institutionen wie z.B. Turnvereinen oder Musikschulen zusammen, um ein vielfältiges AG-Angebot für Ihr Kind zu ermöglichen. Zum Zwecke der Durchführung externer AG-Angebote übermitteln wir die dafür erforderlichen Daten an unsere Kooperationspartner.
Von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten.
Ggf. kann auch eine Weitergabe von Daten an weitere Dritte erfolgen, wenn Sie uns dazu Ihr Einverständnis erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Ihnen und Ihrem Kind für die Dauer des OGS-Betreuungsvertrages gespeichert. Ggf. werden einzelne Daten kürzer gespeichert, soweit deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Betreuungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind und keine Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht. Soweit gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So sind wir als Träger der freien Jugendhilfe aufgrund erhaltener Zuwendungen aus öffentlichen Mitteln vertraglich zu einer Aufbewahrungsfrist von fünf bis zu zehn Jahren (je nach Zuwendungsgeber und Prüfungsanstalt) verpflichtet. Fristbeginn ist hier die Abgabe des Verwendungsnachweises zum Ende des Schuljahres, in dem die Daten erhoben wurden. Außerdem haben wir steuerliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht, außer, Sie haben einer darüberhinausgehenden Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zugestimmt.
6. Ihre Betroffenenrechte
Als Betroffener gem. DSGVO haben Sie Rechte, welche Ihnen im folgenden Absatz aufgezeigt werden sollen:
- Auskunft über Sie betreffende, personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung von Sie betreffenden, unrichtigen, personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde; Sie haben das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Art. 77 DSGVO).
7. Widerspruch gegen die Verarbeitung
Insofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grund von berechtigten Interessen des Verantwortlichen erhoben wurden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) oder aufgrund einer Einwilligung von Ihnen, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Um von Ihrem Recht Gebrauch zu machen, genügt eine E-Mail an vertrag.ogs@kinderwerk-baronsky.de oder Sie schicken uns eine Kontaktanfrage in OGS Connect. Einwilligungen z.B. zu Fotoaufnahmen, die Sie uns in OGS Connect erteilt haben, können Sie auch direkt in OGS Connect an entsprechender Stelle widerrufen.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Die Geschäftsführung des Gemeinnützigen Kinderwerk Baronsky GmbH.